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Freitag, 25. Juli 2025
Digitale Tafeln, Lernplattformen und Online-Unterricht – die sichtbaren Seiten der Digitalisierung von Schule stehen meist im Fokus der öffentlichen Debatte. Was dahinter jedoch übersehen wird: In vielen Schulen laufen die zentralen organisatorischen Prozesse häufig noch immer zu großen Teilen analog. Formulare werden per Hand ausgefüllt, Stundenpläne in Tabellen aktualisiert und Zeugnisse mühsam zusammengesetzt.
Der Verwaltungsapparat bleibt damit vielerorts vom digitalen Wandel abgekoppelt. Dabei liegt gerade in der Digitalisierung des Backoffice ein wichtiger Schlüssel, wenn es um echte Entlastung im Schulalltag geht.
Obwohl Bund und Länder Milliardenbeträge für Digitalisierung bereitstellen, hinken viele Schulen in puncto Verwaltungsdigitalisierung noch hinterher.
In der Praxis dominieren damit weiterhin Insellösungen, händische Abläufe und Excel-Listen. Statt strukturierter Prozesse sind viele Lehrkräfte und Verwaltungsmitarbeitende Tag für Tag mit fragmentierten Zuständigkeiten, einer doppelten Datenpflege und fehlender Übersichtlichkeit konfrontiert.
Meist mangelt es an standardisierten Lösungen, welche die schulischen Anforderungen ganzheitlich abdecken. Aufgrund dessen bleibt der Schulalltag von Medienbrüchen geprägt. Die Folgen zeigen sich in einem hohen Zeitverlust, großen Unsicherheiten und einer unnötig hohen Belastung für das Personal, das ohnehin unter hohem Druck steht.
Die zentrale Idee einer digitalen Verwaltung besteht darin, Prozesse durchgängiger und transparenter zu gestalten.
Moderne Systeme bieten in diesem Zusammenhang zum Beispiel Funktionen zur Erfassung von Abwesenheiten, der automatisierten Zeugniserstellung oder der Kommunikation mit den Eltern – und das alles auf einer Plattform. Die Informationen liegen zentral vor, sind stets aktuell und lassen sich außerdem rollenbasiert abrufen. Dadurch werden sowohl mögliche Fehlerquellen reduziert als auch verlässliche Strukturen geschaffen. .
Zudem ist es möglich, wiederkehrende Aufgaben zu standardisieren. Das Schulsekretariat kann zum Beispiel. mit wenigen Klicks Entschuldigungsformulare zuordnen, Serienbriefe versenden oder die Raumbelegungen planen. Die Lehrkräfte greifen auf dieselbe Plattform zu, um Leistungsdaten zu pflegen oder Termine zu koordinieren.
Die Integration dieser Prozesse reduziert den Abstimmungsbedarf, spart Zeit und verhindert gleichzeitig störende Medienbrüche. Eine gute Schulverwaltungssoftware bildet somit die technische Grundlage, um die organisatorischen Abläufe in Schulen in Zukunft effizient zu steuern und nachhaltig weiterzuentwickeln.
In einigen Bundesländern kommen bereits solche vollständig digitalen Systeme zum Einsatz.
Mit diesen werden die Abschlusszeugnisse rechtssicher elektronisch erstellt und archiviert. Elterngespräche lassen sich über integrierte Terminmodule organisieren. Auch Krankmeldungen, Projektanträge oder Unterrichtsverlegungen können mittlerweile zentral erfasst und verwaltet werden.
Besonders in Schulen mit einer komplexen Struktur, beispielsweise mit mehreren Standorten oder einem hohen Anteil an Teilzeitkräften, nehmen die digitalen Systeme eine klare Rolle als Effizienztreiber ein.
Sie ermöglichen es, Ressourcen dynamisch zu planen und auch bei kurzfristigen Änderungen für Übersicht zu sorgen. Aushilfen oder Vertretungslehrkräfte finden sich ebenfalls wesentlich schneller zurecht, wenn alle Informationen in digitaler Form gebündelt für sie bereitstehen.
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten gelten natürlich strenge rechtliche Anforderungen. Daher müssen digitale Systeme den höchsten Standards entsprechen – sowohl in Hinblick auf die Datenübertragung als auch auf die Zugriffskontrolle. Wichtig sind in diesem Kontext unter anderem verschlüsselte Verbindungen, zertifizierte Rechenzentren sowie eine klare Rollen- und Rechteverwaltung im System.
Zudem ist eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge notwendig. Dies gilt insbesondere im Umgang mit Noten, Fehlzeiten oder sensiblen Gesundheitsinformationen. Gute Lösungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie nicht nur technisch sicher laufen, sondern auch eine datenschutzkonforme Nutzung im Alltag praktikabel machen. Dies erhöht gleichzeitig die Akzeptanz − sowohl bei den Lehrkräften als auch bei den Eltern.
Eine moderne Schulentwicklung kann ohne eine funktionierende digitale Verwaltung heute kaum noch gelingen. Denn nur wenn Abläufe im Hintergrund stabil laufen, entsteht der nötige Spielraum für pädagogische Innovationen.
Digitale Lösungen helfen, Ressourcen gezielt einzusetzen, Prozesse zu analysieren und Verbesserungen strukturiert umzusetzen. Ein Beispiel: Wenn ein digitales System auffällig viele Fehlzeiten in einer Jahrgangsstufe meldet, lässt sich frühzeitig reagieren und präventiv unterstützen. Auch Projekte für die Schulentwicklung − beispielsweise aus Themenfeldern wie Berufsorientierung, Medienbildung oder Inklusion − lassen sich wesentlich einfacher organisieren, wenn die Basisvorgänge wie Raumplanung, Personalverteilung oder Anmeldeprozesse zuverlässig digital ablaufen.
Dennoch: Technik allein reicht nicht aus. Eine erfolgreiche Digitalisierung von Schule gelingt nur, wenn die Beteiligten einbezogen und entsprechend geschult werden.
Es braucht klare Verantwortlichkeiten, verständliche Bedienoberflächen und eine kontinuierliche Fortbildung. Die Schulleitungen sollten dafür gezielt die nötigen Ressourcen schaffen, zum Beispiel in Form von Prozesspat:innen, einer professionellen IT-Koordination und regelmäßigen Workshops.
Auch die Schüler:innen profitieren, wenn die Verwaltung transparenter wird. Digitale Kommunikationswege fördern Beteiligung und schaffen Klarheit, ob bei Praktika, Klassenfahrten oder der Prüfungsorganisation. Die Eltern erhalten über digitale Systeme ebenfalls schneller Informationen, können selbst Rückmeldungen geben und sind generell besser eingebunden.
Viele Digitalisierungsprojekte scheitern allerdings gar nicht an der Technik, sondern an der fehlenden Planung.
Im ersten Schritt ist daher eine genaue Bedarfsanalyse entscheidend: Welche Prozesse verursachen heute den größten Aufwand? Wo entstehen die meisten Fehler oder Verzögerungen? Welche Funktionen werden tatsächlich benötigt?
Zudem muss die technische Infrastruktur verlässlich ausfallen. Damit gehen eine stabile Internetverbindung, moderne Endgeräte und datensichere Speichermöglichkeiten einher. Auch die verfügbaren Support- und Wartungskapazitäten sind zentral. Diese können durch einen schulinternen IT-Verantwortlichen oder über externe Dienstleister bereitgestellt werden.
Die Einführung sollte darüber hinaus in klaren Phasen erfolgen – mit Pilotprojekten, definierten Schulungszeiten und einer engen Begleitung. Dadurch wird vermieden, dass die neuen Systeme zusätzlich belasten, anstatt zu entlasten.
In Zukunft werden die digitalen Schulprozesse noch stärker vernetzt ausfallen. Denkbar sind zum Beispiel Schnittstellen zu regionalen Bildungsservern, integrationsfähige Module für die Personalplanung oder automatische Berichtsfunktionen für die Aufsichtsbehörden. Auch KI-gestützte Auswertungen zur Schulentwicklung oder automatisierte Erinnerungen für Fristen und Nachweise könnten laut Experten schon bald Teil des digitalen Schulalltags werden.
Je früher die Grundlagen dafür gelegt werden, desto leichter lassen sich neue Entwicklungen einbinden. Schulen, die bereits heute auf durchdachte, nachhaltige Systeme setzen, sind besser auf die kommenden Anforderungen vorbereitet.
Die Digitalisierung darf sich nicht nur auf den Unterricht beschränken. Sie ist ebenfalls entscheidend für die stillen Räume der Organisation. Werden die Verwaltungsprozesse konsequent digitalisiert, lassen sich bessere Bedingungen für Bildung schaffen.
Die Voraussetzungen dafür sind schon heute vorhanden: eine ausgereifte Technik, erprobte Konzepte und ein wachsendes Bewusstsein für die bestehenden Entlastungspotenziale. Entscheidend ist also der Mut, die richtigen Systeme auszuwählen, alle Beteiligten zu stärken und die nötigen Strukturen verlässlich aufzubauen.
